毎月の月次処理の流れ②。月末支払、振込処理について効率化を考える

（2020.9.26に執筆しました）

オーナー企業あるある、零細企業あるあるですが、会社の規模が10億円、100億円の桁を超えてきても、相変わらず会社の支払処理は創業社長（ないしそのご家族の方）がされているケースを目にします。

支払はそれだけ重要な業務です。

上場企業や、IPO準備中の会社で内部統制を構築、レビュー、運用する際も、２重、３重のチェック体制を作り上げ、振込日、振込先、金額、レビュー者の確認証跡、支払漏れの有無とフォローアップを完璧にこなせる体制を作り上げます。

そこまで厳重にしなければならないということは、逆の見方をすれば、会社という組織は、甘く見ているとやはり問題が起こり得るということです。

気を抜いていると事件は起こるということは、これまでの歴史が証明しています。

どんなに内部統制、コンプライアンス、ガバナンス、社内通報制度を整備したとしても、未来永劫、支払業務は経営者の手から離れていきません。

どんなにルーチン業務だとしても、その特性と有するリスクからして、重要な業務であり続けます。

振込処理の業務をできるだけ簡素化したい

本記事では、振込処理の基本的な考え方と一見の価値ある小技を取り扱います。

支払方法概論

消えてしまった支払手形

最近見ないですね、支払手形。

実際の支払をするのは３か月後でも良かったので、キャッシュサイクルを考えると、かなり良い仕組だったのですが…

貰う側は受取手形と言いますが、銀行で割り引いても良いですし、裏書で他社への決済の代わりに譲渡しても良かったので、なにかと都合がいいのです。

もう、簿記の試験でも、勘定科目で出てこないかもしれません。

現在、実務上良く見るのは、銀行振込か、口座振替ですね。

Webサービスのサブスクもよく利用するので、クレジットカードの自動引き落としも多いです。

振込・振替

取引先も取引量も少ないうちはほとんどこれです。

前日までに振込予約をして、ダブルチェックの確認をしてからゆっくり帰宅するべきですが、どうにも当日の朝にまとめてやることが多くなってしまいます。

総合振込

数が増えてくると、給与支給者が増えてくると、総振にレベルアップします。

インターネット回線ではなく電話回線でしてたかな？全銀XMLフォーマットってどうやって作るんだったかな？と記憶も定かではありませんが。

最近だとAPI連携（自動連係）を多用するのですぐに反映されて終わります。

以前の入出金システムと経理システム、販売管理システムがそれぞれ独立したERPシステムの組み合わせだった時代には、振込総括表を一件、一件レビューしていた記憶があります。

その他の支払手段（口座振替、自動引き落とし）

会計システムの銀行残高に未処理仕訳がリストアップされてから気付きます。

最近はネットバンクの利用が多いので、通帳の記帳をしにいくことがほぼないですし、ネットバンクに毎日ログインするわけでもないですが、一応、口座残高は毎日気を付けています。

支払金額の大きい日

会社の方針、規定にもよりますが、ずばり、給与支払日（15日 or 20日）と月末振込日（25日 or 30日）の２日です。

この２日を乗り切るために事業を行っているとも過言ではありません（ステイクホルダー目線）。今月もCashがカツカツだ…

業種にもよりますが、サービス業、人材派遣業のようなヒトを資源として事業を行っている会社だと、月の早めか月中にピークが来ます。

私は、ヒトありきの業界にほぼ居続けているので、月の業務量のピークは月中にやってきます。

一方で小売業、製造業のようなモノを資源としての会社だと、月末にピークが来ます。

ピークの到来は、経営側でコントロールする余地があまりないので、入金サイドを少しでも早めることを考えていきます。入金サイトではなく入金期日の設定です。

キャッシュサイクルの良化を考える

支払をしてから入金がある、入金があってから支払がある、これは雲泥の差です。

１か月分の運転資金の差が、常時生じていることになります。

この差は事業経営に余裕が生まれる差ともいえ、売上高の増加を狙って先行投資に踏み込めるということを示しています。

売上の入金期限を設定できる機会は、およそ契約書の調印か請求書の発行のいずれかの機会。

リーガルレビューで、入金期日の設定自体を弁護士の先生に指摘されることは概ね無いので、できるならば、ないし交渉の余地があるならば、末締め20日入金を狙っていきたいところです。

得意先との力関係、関係性にも依ってきますので、担当者の方とは良好な関係を最初から作りにいきましょう。愛想の良さは、何事においても大事です。

支払漏れ、計上漏れのレビュー

債権管理ほどの厳密さは要求されませんが、債務管理、支払管理も重要な管理業務の１つです。

エクセルか何かで別ファイル作って支払管理をすると、ファイルの作成、運用管理の業務が属人的になってしまいます。

そこで、会計システムの推移表で仕訳入力と合わせて管理することを推奨します。

それには、早期の会計記帳とセットになり、また、会計システムの補助科目を支払先ごとに整備していくことになり、冗長な業務、システム運用となりかねません。

とはいえ、属人性の排除、経験的観点による異常値の早期補足、この２点を優先的に考えて、業務設計をします。

経営者の手間は簡素化できるのか

書きながら思いますが、あまり業務の簡素化になっていないような気もします。

結局のところ、１件１件ベースで処理があるのと、手作業ベースのひと依存の業務に終始してしまうからでしょうか。

AI技術が進展して、ある程度作業の自動化、システム自走化、振込指定のみならず、レビューの自動化と確実性の担保までできるようになると、業務の質も大きく変わるでしょう。

RPAで請求書データから金額、日付、振込先データを自動で取ってきて定型的な処理と異常値確認を終わらせて、あとはレビューも別の自動システムを使ってクロスで行ってしまう、これは今の技術でも可能かな。

まとめ（月末支払、振込処理の効率化）

やっぱり業務をもっと簡素化したい

フィンテックの発展に期待します。

それまでは、他人を信じきることができない（し過ぎると痛い目を見ることがある）経営者は自分の手で頑張りましょう。

経理担当者のCleanliness（クレンリネス）の醸成

例えば、業務管理ツールを併用しながらも、従業員の高潔性を保つ仕組みを作る、行動、心的衝動、動機側から対策を考えていくアプローチもあるのではと思います。

やっぱり、経営者はルーチンから解放されたいのです。

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